Processo trabalhista: entenda como funciona e o que você precisa saber

Em 2025 a Justiça do Trabalho recebeu 2,321 milhões de novas ações, uma alta de 8,47% sobre 2024 e o maior volume desde a reforma trabalhista em 2017. As empresas brasileiras já chegaram a pagar $ 50,7 bilhões em condenações e acordos em um único ano.

O pano de fundo de todos esses números são erros que o departamento pessoal reconhece. E mesmo após meses e anos do desligamento de um colaborador, a empresa é acionada judicialmente e precisa comprovar tudo que ocorreu durante o contrato daquele colaborador. Diversas vezes são questionadas as horas extras, carga horária, valores pagos e compensações.

E, para se resguardar, é muito importante que a empresa já tenha todas essas informações para comprovar toda a sua defesa.

O que é um processo trabalhista?

Processo trabalhista é a ação judicial que resolve conflitos decorrentes da relação de trabalho e tramita na Justiça do Trabalho. Começa com uma reclamação trabalhista, em regra apresentada pelo empregado (reclamante) contra a empresa (reclamada), e discute verbas como horas extras, verbas rescisórias, adicionais de insalubridade ou periculosidade, indenizações, dentre outras questões.

O trabalhador é o autor mais comum, mas não o único, haja vista a empresa pode ajuizar ação (uma consignação em pagamento ou um inquérito para apuração de falta grave, por exemplo), o sindicato pode atuar como substituto processual da categoria e o Ministério Público do Trabalho pode propor ação civil pública quando o problema é coletivo.

Importante mencionar que a ação começa em uma Vara do Trabalho, é revista pelo Tribunal Regional do Trabalho (TRT) da região e, em hipóteses restritas, chega ao Tribunal Superior do Trabalho (TST), em Brasília. Toda a tramitação acontece no PJe, o sistema de Processo Judicial Eletrônico, o que significa que documentos, defesas e provas são juntados digitalmente.

Quem pode abrir uma ação trabalhista e em qual prazo?

Existem dois tipos de prazos a serem observados quando se trata de demanda judicial. Primeiro, o ex-empregado tem dois anos, contados do fim do contrato, para ajuizar a ação (prescrição bienal). Ajuizada dentro desse prazo, ele pode cobrar verbas dos últimos cinco anos anteriores à data da ação (prescrição quinquenal). A regra está no artigo 7º, inciso XXIX, da Constituição e no artigo 11 da CLT.

Dessa forma, temos um quadro temporal de até sete anos. Em outras palavras, alguém que foi desligado hoje pode acionar a empresa daqui a 23 meses e discutir a jornada cumprida cinco anos antes disso.

Salienta-se que o processo do trabalho admite o jus postulandi (artigo 791 da CLT), isso significa que o trabalhador pode atuar sem advogado nas Varas e nos TRTs, até um certo momento do andamento processual. Isto porque a Súmula 425 do TST limita essa prerrogativa, que não alcança recurso de revista, ação rescisória, ação cautelar e mandado de segurança, porque exigem um conhecimento técnico apurado.

Como funciona o processo trabalhista, etapa por etapa

O processo trabalhista se divide em duas fases: a de conhecimento, em que o juiz apura os fatos e decide quem tem está correto em suas alegações; e a de execução, em que a decisão judicial é convertida em dinheiro, uma cobrança. Entre a petição inicial e o pagamento efetivo, o caminho padrão passa por sete etapas:

1. Petição inicial — o reclamante apresenta os fatos e os pedidos no PJe.
2. Notificação — a empresa é citada e intimada a comparecer à audiência.
3. Audiência inicial — tentativa de conciliação e apresentação da defesa.
4. Instrução — produção de provas: documentos, depoimentos, testemunhas e perícia.
5. Sentença — o juiz julga cada pedido como procedente, improcedente ou parcialmente procedente.
6. Recursos — revisão da decisão pelo TRT e, excepcionalmente, pelo TST.
7. Liquidação e execução — cálculo dos valores e cobrança efetiva.

Cada etapa tem regras próprias e consequências distintas para a empresa.

Petição inicial e notificação

A ação começa com a petição inicial, que precisa trazer pedido certo, determinado e com indicação de valor (artigo 840, § 1º, da CLT). Distribuída no PJe, ela gera a notificação da reclamada, enviada em regra por via postal para o endereço da empresa e acompanhada da designação da audiência.

Endereço desatualizado na Receita Federal ou na junta comercial é um problema recorrente nessa fase. A notificação é considerada válida quando entregue no endereço da empresa, ainda que recebida por terceiro, e o não comparecimento à audiência inaugura a revelia — que acarreta a presunção de que os fatos alegados pelo autor são verdadeiros.

Audiência inicial, conciliação e defesa

Na abertura da audiência, o juiz deve a propor a conciliação (artigo 764 da CLT). A concilição é muito importante na fase de conhecimento, considerando que a Justiça do Trabalho encerrou 38% dos processos por acordo em 2025. Esse é o maior percentual de conciliação de todo o Judiciário brasileiro, segundo o relatório Justiça em Números 2026 do CNJ.

Caso não seja realizado o acordo, a empresa apresenta a contestação. É nessa defesa — e nos documentos que a acompanham — que tudo se materializa: contrato de trabalho, ficha de registro, recibos de pagamento, controles de ponto, espelhos assinados, acordos de compensação, atestados e comprovantes de depósito do FGTS. Não se pode deixar de contestar nenhum ponto levantado pelo reclamante, porque fatos não impugnados de forma específica são presumidos verdadeiros, o que torna a contestação genérica um risco por si só.

Se a empresa reclamada não comparece, aplica-se a revelia e a confissão quanto à matéria de fato (artigo 844 da CLT), com as exceções do § 1º do dispositivo. Se quem falta é o reclamante, o processo é arquivado e ele responde pelas custas, condição para ajuizar nova ação sobre o mesmo objeto.

Instrução: depoimentos, testemunhas e perícia

Encerrada a fase documental, incia-se a produção das demais provas. São colhidos os depoimentos pessoais do reclamante e do preposto da empresa — que precisa ter conhecimento dos fatos, já que suas declarações vinculam a reclamada — e das testemunhas, limitadas a três por parte no rito ordinário e duas no sumaríssimo.

Pedidos de adicional de insalubridade ou periculosidade exigem perícia técnica (artigo 195, § 2º, da CLT), que será realizada por profissional nomeado pelo juízo. Já acidentes e doenças ocupacionais costumam demandar perícia médica. É a etapa mais lenta da fase de conhecimento e a que mais pode prolongar o processo.

A distribuição do ônus da prova determinada pelo artigo 818 da CLT cabe ao reclamante provar o fato constitutivo do seu direito e à reclamada, o fato impeditivo, modificativo ou extintivo. Para a jornada de trabalho, contudo, a regra é outra — e é ela que decide boa parte das ações, como veremos adiante.

Sentença, recursos e execução

A sentença julga cada pedido e fixa verbas, juros, correção monetária, honorários e custas. Da decisão cabem embargos de declaração em cinco dias, para sanar omissão, contradição, obscuridade ou erro material constante na redação da peça, e recurso ordinário em oito dias, dirigido ao TRT.

Do acórdão do TRT cabe recurso de revista ao TST, também em oito dias, com requisitos estreitos: é preciso demonstrar violação de lei federal ou da Constituição, ou divergência jurisprudencial, além da transcendência da matéria.

Entretanto, para recorrer, a empresa precisa recolher o depósito recursal previsto no artigo 899 da CLT — R$ 13.813,83 no recurso ordinário e R$ 27.627,66 no recurso de revista, conforme a tabela em vigor desde agosto de 2025, reajustada anualmente pelo TST com base no INPC. São isentos os beneficiários da justiça gratuita, as entidades filantrópicas e as empresas em recuperação judicial; microempresas, empresas de pequeno porte e entidades sem fins lucrativos recolhem metade.

Transitada em julgado a decisão, o processo entra em liquidação, quando os valores são calculados, e depois em execução. Não havendo pagamento voluntário, seguem-se bloqueio de contas, penhora de bens e inclusão em cadastros de devedores. É a fase mais longa do processo trabalhista.

Quanto tempo demora um processo trabalhista?

Não existe prazo fixo, mas existem alguns fatores que podem influenciar na duração e no trâmite processual. Os processos julgados em 2025 em todo o Judiciário levaram, em média, 2 anos e 4 meses, segundo o Justiça em Números 2026. A Justiça do Trabalho aparece historicamente entre os ramos mais rápidos, e o alto índice de conciliação encurta parte relevante das ações.

Três aspectos explicam essa variação. O primeiro é o rito, definido pelo valor da causa. O segundo é a necessidade de perícia, que costuma acrescentar meses. O terceiro é a fase recursal: um processo que sobe ao TRT e depois ao TST pode ultrapassar os cinco anos, e a execução tende a consumir mais tempo do que a fase de conhecimento.

Característica	Rito sumaríssimo	Rito ordinário
Valor da causa	Até 40 salários mínimos	Acima de 40 salários mínimos
Testemunhas por parte	2	3
Estrutura das audiências	Concentrada em audiência única	Pode ser desmembrada em inicial e instrução
Aplicação	Vedado quando a parte é da administração pública	Regra geral

Quanto custa um processo trabalhista para a empresa?

O custo de um processo vai muito além da condenação judicial. Somam-se as custas processuais de 2% sobre o valor da condenação ou da causa (artigo 789 da CLT), os honorários de sucumbência de 5% a 15% em favor do advogado da parte vencedora (artigo 791-A), os honorários periciais quando há perícia, o depósito recursal em caso de recurso, além de juros, correção monetária e encargos previdenciários e fiscais incidentes sobre as verbas reconhecidas.

Há um ponto que costuma surpreender gestores: o valor atribuído aos pedidos na petição inicial, em regra, não limita a condenação. A Instrução Normativa 41/2018 do TST estabelece que esse valor é mera estimativa, entendimento reafirmado pela SDI-1 do tribunal. Em outras palavras, o valor estabelecido na inicial é apenas uma referência, pois a somatória dos encargos na condenação não está vinculada ao que foi pedido.

A consequência prática é direta. Uma ação distribuída com valor de causa modesto pode terminar em condenação de ordem de grandeza diferente, porque quem define a conta final não é apenas o pedido. Por exemplo, em uma ação de horas extras, o número de horas reconhecido pelo juízo se multiplica por reflexos em DSR, férias, décimo terceiro, aviso prévio e FGTS, ao longo de todo o período não prescrito.

O que realmente decide um processo trabalhista

A decisão judicial em um processo é produto de uma somatória de elementos. De acordo com o que foi pedido na inicial, o juiz analisa as provas (documentos, perícia, depoimento testemunhal, pessoal e do preposto da empresa) e então, profere a decisão concedendo ou não o que foi pedido.

Importante lembrar que também pode haver a concessão parcial dos pedidos iniciais, isso significa que durante a análise, o juiz entendeu que cabia razão ao reclamante em partes. Por exemplo, concessão parcial das horas extras, ou seja, apenas aquelas que foram comprovadas que foram feitas.

Para a jornada de trabalho, o ônus da prova não segue a regra geral do artigo 818 da CLT. O artigo 74, § 2º, obriga os estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores a anotar as horas de entrada e saída, e a Súmula 338, I, do TST determina que a não apresentação injustificada desses controles gera presunção relativa de veracidade da jornada declarada pelo empregado na inicial.

Ou seja: quem chega ao processo sem registro de jornada chega perdendo, pois é a alegação do reclamante presumida verdadeira até prova em contrário. Além disso, há um detalhe técnico que costuma confundir: o texto da Súmula 338 ainda menciona “mais de 10 empregados”, redação anterior à Lei 13.874/2019, que elevou o limite legal para 20. Para fatos posteriores a setembro de 2019, a jurisprudência aplica o patamar atual.

O item III da mesma súmula é ainda mais decisivo para quem já tem sistema de registro e controle: cartões de ponto que demonstram horários de entrada e saída em “horário britânico” são inválidos como meio de prova, e o ônus se inverte para o empregador.

Isto porque o registro sem variação natural é considerada uma assinatura antecipada de um horário que pode não ter sido cumprido verdadeiramente. Portanto, é imprescindível que você tenha um ecossistema de registro e gestão de ponto seguro, homologado conforme a portaria 671, que garante fidelidade e veracidade àquela marcação.

Por que o registro de jornada concentra tanto risco

Jornada é o tema que atravessa quase todos os outros. Horas extras, intervalo intrajornada, adicional noturno, banco de horas, sobreaviso e até parte das discussões sobre danos morais dependem do tempo e dos horários que aquela pessoa trabalhou.

É uma temática que se resolve por meio de prova documental pré-existente. Nenhuma testemunha, nenhum argumento e nenhuma tese jurídica reconstroem, três anos depois, um registro que não existiu ou que não resiste ao exame do juízo.

O que a Portaria 671/2021 exige e por que isso aparece no processo

A Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho consolidou as regras do registro eletrônico e definiu três modalidades de Registrador Eletrônico de Ponto: o REP-C, equipamento convencional instalado no estabelecimento; o REP-A, alternativo, que depende de autorização em convenção ou acordo coletivo; e o REP-P, baseado em programa, adequado a equipes remotas e híbridas.

A norma não trata só de hardware. Ela exige o AFD (Arquivo Fonte de Dados), com os registros brutos e mecanismos de integridade que tornam qualquer alteração rastreável, e o AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada), gerado pelo programa de tratamento de ponto com os dados já processados. Nos sistemas REP-P, o comprovante de registro deve ser um PDF com assinatura eletrônica padrão PAdES e hash SHA-256 gerado no momento da marcação — o que impede adulteração retroativa. O artigo 140, § 5º, determina a guarda desses arquivos por cinco anos.

Observe os prazos: cinco anos de guarda obrigatória e cinco anos de prescrição quinquenal. Não é obra do acaso. A norma foi estipulada para que a empresa consiga reconstruir os dados, dentro da mesma janela em que pode ser acionada, a jornada de qualquer colaborador, até mesmo dos que já foram desligados.

O que mudou e o que está em vigor em 2026

O volume de ações voltou a crescer e especialistas atribuem tal retomada, em boa medida, à flexibilização do acesso à justiça gratuita após decisões do STF e do TST. Porém, ainda assim, os 2,321 milhões de casos novos de 2025 permanecem 15,78% abaixo dos 2,756 milhões registrados em 2016.

Noutra óptica, o julgamento mais aguardado é o do Tema 1389 de repercussão geral no STF, que vai definir a licitude da contratação de pessoa jurídica e de trabalhador autônomo, a competência para julgar alegações de fraude nesses contratos e a distribuição do ônus da prova. Cerca de 50 mil ações ficaram suspensas em todo o país desde abril de 2025. Em 18 de junho de 2026, o relator liberou parcialmente a tramitação: os processos voltam a correr nas Varas e nos TRTs, mas permanecem suspensos após o julgamento regional até que a tese vinculante seja fixada.

Enquanto teses de grande alcance oscilam, o que não muda para o departamento pessoal é a exigência de comprovação documental do contrato de trabalho. Nenhum dos cenários em discussão dispensa a empresa de demonstrar a jornada de quem é reconhecido como empregado.

Como reduzir a exposição da empresa a ações trabalhistas?

A prevenção que funciona não é apenas jurídica, mas também é operacional. Isso porque deve acontecer meses antes de qualquer notificação, na disciplina diária com que a empresa produz e guarda os próprios registros. Cinco práticas concentram a maior parte do efeito:

1. Registro fiel, sem intervenção: nada de marcação “britânica”, com horários sempre iguais e sem variação, sem meios de comprovar que o colaborador cumpriu aquela jornada;
2. Espelho de ponto entregue e assinado todo mês: a assinatura eletrônica é válida e substitui o papel, com a vantagem de datar e vincular a concordância do colaborador.
3. AFD e AEJ gerados e guardados por cinco anos: inclusive de quem já saiu, e em formato exportável para fiscalização e para o processo.
4. Consistência entre ponto, folha e eSocial: divergência entre o que foi registrado e o que foi pago é o achado mais comum em uma perícia contábil.
5. Regras de exceção documentadas: ponto por exceção exige acordo individual escrito ou norma coletiva (artigo 74, § 4º); as dispensas de controle do artigo 62 precisam de enquadramento real e anotação formal.

Vale um alerta sobre migração de sistemas. Empresas que trocaram o controle manual pelo digital sem observar a modalidade correta de REP , em especial o REP-A, que depende de negociação coletiva, acabaram com registros anulados justamente onde imaginavam ter se protegido. A escolha da tecnologia é uma decisão jurídica tanto quanto técnica.

É para resguardar seu negócio contem coma RwTech, que está no mercado de registro e gestão de ponto há mais de 25 anos. O relógio de ponto Blue e o reconhecimento facial do Focus cobrem o registro presencial; os aplicativos EzPoint One e EzPoint Infinity atendem equipes externas e híbridas; o EzPoint Web faz a apuração, gera os arquivos exigidos e integra com a folha; e a assinatura digital do espelho de ponto fecha o ciclo com validade probatória. Todas as soluções são homologadas conforme a Portaria 671/2021.

Perguntas frequentes sobre processo trabalhista

Reunimos abaixo as dúvidas que mais aparecem no atendimento a gestores e times de departamento pessoal.

O que é um processo trabalhista?

Processo trabalhista é a ação judicial que resolve conflitos da relação de trabalho e tramita na Justiça do Trabalho. Inicia com uma reclamação trabalhista, normalmente apresentada pelo empregado contra a empresa, e discute verbas como horas extras, verbas rescisórias, adicionais e indenizações.

Qual é o prazo para entrar com uma ação trabalhista?

O ex-empregado tem dois anos após o fim do contrato para ajuizar a ação e pode cobrar verbas dos cinco anos anteriores à data do ajuizamento. A regra está no artigo 7º, XXIX, da Constituição Federal e no artigo 11 da CLT. Durante o contrato vigente, não corre a prescrição bienal.

Quanto tempo demora um processo trabalhista?

Não há prazo fixo. Os processos julgados em 2025 no Judiciário levaram em média 2 anos e 4 meses, segundo o CNJ, e a Justiça do Trabalho está entre os ramos mais rápidos. Perícias, recursos ao TRT e ao TST e a fase de execução podem estender o caso além de cinco anos.

Quem tem o ônus da prova da jornada de trabalho?

O empregador. O artigo 74, § 2º, da CLT obriga estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores a registrar entrada e saída, e a Súmula 338 do TST atribui à empresa o ônus de apresentar esses controles em juízo. Sem eles, presume-se verdadeira a jornada declarada pelo empregado.

O que acontece se a empresa não apresentar o cartão de ponto no processo?

A não apresentação injustificada dos controles de frequência gera presunção relativa de veracidade da jornada alegada na petição inicial (Súmula 338, I, do TST). A presunção admite prova em contrário, mas a empresa passa a ter que desconstituir a versão do trabalhador em vez de simplesmente demonstrar a sua.

Cartão de ponto com horários iguais todos os dias tem validade?

Não. A Súmula 338, III, do TST considera inválidos como meio de prova os cartões que demonstram horários de entrada e saída chamados cartões britânicos. Nesse caso, o ônus da prova das horas extras se inverte e passa a ser do empregador, prevalecendo a jornada da inicial se ele não se desincumbir.

Por quanto tempo a empresa deve guardar os registros de ponto?

Por cinco anos, conforme o artigo 140, § 5º, da Portaria 671/2021, que alcança o AFD, o AEJ, os espelhos e os comprovantes de registro. O prazo coincide com a prescrição quinquenal trabalhista e vale também para colaboradores já desligados.

Toda empresa é obrigada a ter controle de ponto?

A obrigação legal alcança estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores (artigo 74, § 2º, da CLT). Abaixo desse número, o registro é facultativo — mas continua sendo a única forma de a empresa comprovar a jornada em juízo, o que o torna recomendável em qualquer porte.

O valor pedido na ação limita a condenação?

Em regra, não. A Instrução Normativa 41/2018 do TST e a jurisprudência da SDI-1 entendem que os valores indicados na petição inicial são estimativa e não vinculam a decisão. O tema aguarda tese vinculante no IRR 35 do TST e discussão na ADI 6.002 do STF.

É possível fazer acordo em um processo trabalhista?

Sim, e é o desfecho mais provável. A conciliação é proposta obrigatoriamente pelo juiz na abertura da audiência (artigo 764 da CLT) e encerrou 38% dos processos na fase de conhecimento da Justiça do Trabalho em 2025, o maior índice do Judiciário. A CLT também admite a homologação de acordo extrajudicial.

O que é revelia no processo trabalhista?

É o efeito do não comparecimento da empresa à audiência: aplica-se a revelia e a confissão quanto à matéria de fato, com os fatos narrados na inicial presumidos verdadeiros (artigo 844 da CLT). O § 1º prevê exceções, como a presença de advogado com poderes para transigir e defesa apresentada.

O processo trabalhista é decidido antes de existir

A leitura mais útil sobre o tema é também a menos confortável. Um processo trabalhista não se ganha na contestação, na audiência ou no recurso, se concentra na qualidade do registro produzido enquanto o contrato estava em curso. Quando a notificação chega, o material probatório já deve estar pronto, e ele será exatamente o que a empresa teve disciplina para gerar e guardar.

É por isso que tratar a gestão de jornada como mera tarefa administrativa subestima a função dela. O registro de ponto é o documento que a empresa produz todos os dias sobre si mesma, e é o único que a Justiça do Trabalho vai exigir com presunção contrária caso ele não apareça. Entre a fiscalização do Ministério do Trabalho e a vara do trabalho, quem cobra mais caro é a segunda.

Se a sua empresa está revendo o controle de jornada ou desconfia que os registros atuais não sustentariam um exame judicial, fale com a equipe da RwTech e conheça as soluções de registro e gestão de ponto homologadas conforme a Portaria 671/2021.